“ Mail Merge pada Open Office ”
Manfaat Mail Merge :
Anda cukup membuat satu dokumen utama yang
berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus
perhitungan. Disinilah peran utama mail merge. Selain digunakan untuk membuat
seritifikat, mail merge dapat juga
digunakan untuk membuat:
a.
Surat Undangan Rapat
b. Surat Penawaran Barang
c.
Surat Pemberitahuan
d.
Sertifikat
e.
Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.
Langkah-langkah
menggunakan Mail Merge pada Open Office :
Buka Lembar Kerja OPEN OFFICE,
Setelah itu ketikkan data yang akan Anda buat.Contoh seperti surat lamaran
kerja.
Setelah
itu klik menu Tools, Mail
Merge Wizard.
Maka akan muncul
kotak berikut :
Step
1 SELECT STARTING DOCUMENT :
Pilih Use The Current Document, setelah
itu klik Next .
Step
2 SELECT DOCUMENT TYPE :
Pilih Letter, yang mana artinya kita akan membuat dokumen surat yang
dapat dicetak.
Kemudian klik next
.
Step
3 INSERT ADDRESS BLOCK :
Klik Select Different Adress List, Lalu Klik Create, maka akan muncul kotak
New Adress List dan pilih Customize.
Setelah muncul kotak Customize Adress List,
lalu Delete
semua jika pada address list element tidak diperlukan, lalu klik Oke.
Setelah kolom Addres Ellements kosong,
klik Add
untuk mengisi kolom Field dengan yang Anda inginkan .
Contohnya : Field Nama, NPM, Pendidikan,
Alamat .
Lalu Oke.
Setelah
itu masukkan data dari tiap fields
sebanyak jumlah Receipient nya, Klik New jika ingin menambah
Reception.
Jika telah selesai memasukkan datanya, klik
Oke
.
 |
Contoh : Di document, dengan nama
TUGASOFFICE, klik Save .
Setelah
muncul nama TUGASOFFICE di Select Address List, maka klik Oke .
 |
Setelah Oke maka akan kembali ke step “Insert Addres Block” pilih Match Fields .
Ubahlah Matches
to Field sesuai fields yg telah Anda masukkan tadi seperti Nama, NPM,
Pendidikan, Alamat .
Pada saat merubah, Anda juga harus melihat tampilan
Address Block Preview nya, jika data tidak muncul, maka Anda harus merubahnya
lagi pada Matches To field.
Jika telah
muncul semua, klik Oke .
|
| Maka akan muncul tampilan seperti ini, Anda dapat mengecek no 4, apakah datanya sudah tampil semua. Anda dapat mengecek dengan mengklik < > document 1-5 . Klik Next . |
|
Step
4 CREATE SALUTATION :
Step ke 4 digunakan jika ingin menambahkan
kata untuk orang yang terhormat/ yang tersayang.
Jangan memberi centang jika tidak ingin
menambahkan kata tersebut .
Step
5 ADJUST LAYOUT :
Berfungsi untuk mengedit tampilan batas posisi
surat sesuai yang kita inginkan. Lalu klik Next
Step
6 EDIT DOCUMENT :
Berfungsi untuk mengedit document, jika terdapat kesalahan penulisan .
Klik Next jika tidak ingin mengedit.
Step
7 ADJUST LAYOUT :
Klik Next jika tidak ingin mempersonalizekan
suatu document.
Step
8 SAVE, PRINT OR SEND :
Jika ingin mengesave merge maka klik Save
Merged a Document.
Setelah itu tentukan from nya sebanyak
receptionnya, Contoh : From 1-5 .
Lalu klik Save Document . Setelah
itu, simpan di tempat yg Anda inginkan.
Contoh : Di save di document, dengan nama PROFFICE .
Jika sudah di save klik Finish
.
Finally, bukalah data yang
telah di save tadi di Document, maka dengan nama yg sama yaitu PROFFICE akan
muncul sebanyak reception yg dibuat .
RECEPTION 1 :
